Stiftelsen för rättsinformation

Sociala medier som kommunikationskanal för rättsinformation

anordnas i samarbete med Institutet för rättsinformatik vid Stockholms universitet och Svenska Föreningen för IT och Juridik (ADBJ)

Tid: Tisdag, 16 november 2010, kl. 9.00 till kl.16.00
Plats: Riksarkivet, Fyrverkarbacken 13, Marieberg, Stockholm
Anmälan: Senast onsdag, 10 november, på http://www.juridicum.su.se/iri/rattsinfo/ (OBS: Konferenslokalen rymmer endast ett begränsat antal platser. Först till kvarn gäller)

Under konferensen kommer bl.a. Staffan Wikell tala om SKLs bedömning av sociala medier i myndighetssammanhang, Johan Bålman om e-delegationens arbete inom området, Martin Brinnen om vad som händer med integritetsskyddet och Elisabeth Klett om hur Stadsarkivet i Stockholms stad ser på informationsförsörjning via sociala medier. Den avslutande diskussionen leds av Nils Funcke från Yttrandefrihetskommittén med bl.a. riksdagsledamoten Maria Abrahamsson i panelen.

Konferensen är avgiftsfri och delvis en uppföljning av Stiftelsens workshop i april om Sociala medier i juridiken (InfoTorg rapporterade här). Ett detaljerad program finns här som pdf och nedan samt presentationerna. En sammanfattning av konferensen finns i anslutning till programmet nedan.

 

  Ämne Talare Presentationen Sammanfattningen

09.30 - 09.45

Presentation av konferenstemat

Cecilia Magnusson Sjöberg, IRI

  länk

09.45 - 10.10

Framväxten av sociala medier

Christina Wikström, Logica

(pdf) länk

10.10 – 10.35

En myndighets praktiska erfarenheter

Magnus Moström, Arbetsmiljöverket

(pdf) länk

10.35 – 11.00

Informationsförsörjning via sociala medier - arkivens roll

Elisabeth Klett, Stadsarkivet, Stockholms stad

(pdf) länk

11.30 – 12.00

Kommunala användningsområden

Staffan Wikell, Sveriges kommuner och landsting

(pdf) länk

12.00 - 12.30

E-delegationens riktlinjer

Johan Bålman, E-delegationen

(pdf) länk

13.30 - 14.00

Vad händer med integritetsskyddet?

Martin Brinnen, Yttrandefrihetskommittén

(pdf) länk

14.00 - 14.30

Varför använder UD sociala medier?

Cecilia Julin, Utrikesförvaltningen

(pdf) länk

15.00 - 16.00

Paneldiskussion

Moderator: Nils Funcke, Yttrandefrihetskommittén


Maria Abrahamsson (M)

Helena Hallgarn, Virtual Intelligence VQ AB
Annika Lidne, Disruptive Media 
Henrik Nilsson, Bird & Bird
Mauro Zamboni, Stockholms universitet  

(Hallgarn pdf) länk

 

Sammanfattning av konferensen Sociala medier som kommunikationskanal för rättsinformation

16 november 2010, Riksarkivet

Cecilia Magnusson Sjöberg, Institutet för Rättsinformatik, öppnar konferensen och presenterar dagens ämne. Medan företag och privatpersoner etablerar sig i sociala i ökande utsträckning, har myndigheter varit mer försiktiga med att använda sociala medier i kommunikationen med medborgarna. De juridiska frågorna förknippade med en sådan satsning är många. Bestämmelser om offentlighet och sekretess, arkivering, integritetsskydd, upphovsrätt m.m. gäller naturligtvis även i sociala medier och ställer användarna inför nya utmaningar när det gäller bl.a. avtalsfrågor, jurisdiktion och lagval.

Christina Wikström, Logica, talar om kunskapsrevolutionen som dock är inget nytt om man tänker tillbaka på uppfinningen av bilen och dess påverkan på samhället. Nu är det en digital motorväg som transporterar oss. Wikström berättar att vi har publicerat lika mycket information de senaste 10 åren som totalt alla åren innan dess. Genom sociala medier kan många fler vara med och skapa information och informationskyrkogårdar undviks. De nya samarbetsmöjligheterna bidrar också till ökat utbyte och återanvändbarhet av kunskap. Till bilden hör att interna samarbetsplattformer utnyttjas i ökande takt.

De yngre användargrupperna förväntar sig interaktivitet i stället för statisk information och att en webbplats vet vissa uppgifter om de som besökare. E-handelsplatser erbjuder kopplingar till välkända sociala medier som Facebook och möjliggör att en kund berättar för sina vänner vad hon har köpt.

Magnus Moström och Claes Helge från Arbetsmiljöverket visar myndighetens satsningar på Facebook och andra sociala medier. Facebook identifierades tidigt som kanal och en sida lades upp 2007, men den aktiverades först i november 2009, på initiativ från verkets generaldirektör. Vid lanseringen användes annonseringsverktyget i Facebook; en satsning som var väsentligt billigare än traditionell annonsering. Facebook ses som komplement till svarstjänsten hos Arbetsmiljöverket. Av.se och svarstjänsten är också den avdelning som svarar på de flesta frågorna. Facebook används vidare aktivt som kanal för kommunikation med myndigheter och andra, men också för dialog mellan dessa. Generaldirektörens engagemang är stor betydelse eftersom det ger tyngd åt de nya kommunikationsformerna. Facebooksidan administreras av 3 webbredaktörer och 2 personer i svarstjänsten.

Kommentarer och inlägg på Facebook sidan skrivs alltid ”i verkets namn” och det framgår tydligt vem som svarar, dvs svarstjänsten, generaldirektören eller en annan avdelning. De anställda syns inte som privatpersoner. Interna diskussioner förs inte på Facebook. Arbetsmiljöverket har tagit fram en intern handhavandeguide för användningen av Facebook, vilken anpassas fortlöpande. Myndigheten blev nyligen granskad av Datainspektionen och uppfyllde kraven i personuppgiftslagen.

Helge och Moström identifierade som en av riskerna med sociala medier att man inte själv styr över funktionalitet och form. Fördelen är att nå nya målgrupper, inte minst sådana som aldrig skulle få för sig att t ex ringa myndigheten. Facebooksidan får ca 1500 besök i veckan. Ett gallringsbeslut möjliggör att inlägg raderas. Ingen arkivering sker. Utöver Facebook lägger man ut filmer på YouTube, planerar en arbetsmiljöblogg på WordPress där generaldirektören får ”härja fritt”, och har ett Twitterkonto, livesändningar via Bambuser, och mobilapplikationer mm . Som exempel på det senare visade Helge och Moström en iPhone-app för bullermätning som lanseras inom kort.

Elisabeth Klett, Stadsarkivet, Stockholms stad, diskuterar arkivens roll vid informationsförsörjning via sociala medier. Digital information är i grunden annorlunda än traditionell information och har lett till nya utmaningar. Man pratar om information och informationsobjekt i stället för handlingar och även den minsta beståndsdelen av digital information kan bearbetas, omarbetas, användas och återanvändas – och ser olika ut från gång till gång beroende på hur den visas – vilket påverkar arkivens roll.

Kommunikation sker genom de kanaler som står till buds och det görs ingen skillnad mellan företag, myndigheter eller privatpersoner. Digitalt informationsutbyte känner inga gränser. De juridiska kraven utgör inte taket utan golvet för vad arkiven kan göra. Många frågor kan ställas på vägen, bl.a. vilken information finns, var skapas den, hur förändras användandet, vad är värdet i vilket sammanhang. för vem. hur länge, och hur kan informationen användas?

Stadsarkivet ser information som en resurs som bidrar till kunskapstillväxt och ekonomisk tillväxt. Demokratiaspekten spelar en roll när gemensamma e-arkiv förtydligar insyn i myndigheter och deras verksamhet och kunskaper som finns där.

Önskeläge med sociala medier är en seriös diskussion när informationens användning leder till kunskap och kanske ny kunskap. Det som är oviktig i början kan växa i betydelse och sammanhang. Arkivens roll är att värdera, fånga och förmedla. Förståelsen får komma i efterhand. Arkiven har en viktig roll, de måste hänga med och inte stå bredvid.

Staffan Wikell, Sveriges kommuner och landsting (SKL), visar flera exempel på hur kommuner använder sociala medier och pekar på risker och möjligheter. En del kommuner använde sociala medier redan 2008/2009 medan en del inte har gjort några satsningar alls. Rent allmänt är bloggandet mycket populärt. Wikell presenterar SKL:s analys av sociala medier och understryker den viktiga frågan ”privat eller i tjänsten?”.

Inför valet 2010 bloggade många kommun- och landstingspolitiker och sociala medier var väldigt viktiga. Frågan ställdes om detta var inom deras tjänst hos myndigheten eller i sin egenskap som partiföreträdare. Gränsdragningen är svår även om de flesta bloggar i detta fall inte låg inom tjänsten. Om informationen till någon del är framställd i tjänsten så kan den bli allmän handling enligt TF. Politikerbloggarna är generellt inte allmänna handlingar, även om de är länkade till via kommunen. Det måste dock tydligt framgå att det inte är kommunens information utan personens egen åsikt som publiceras. Myndigheten bör ha en förteckning över vilka externa webbplatser den är aktiv på.

Kommentarer och inlägg utifrån blir inkomna allmänna handlingar. Gallringsbeslut kan fattas i kommun eller landsting själv. Väldigt mycket av informationen kan oftast gallras ganska snabbt. Personuppgiftslagen (PUL) är tillämplig. Serviceskyldigheten enligt 5 § förvaltningslagen utökas i någon bemärkelse, då SKL resonerade att användning av sociala medier för kommunikation också medför att man åtar sig att ta hand om informationen när den kommer in. En myndighet som inbjuder till kommunikation via ett visst medium bedöms också vara skyldig att svara via samma medium. BBS-lagen är tillämplig.

Wikell visar exemplen på myndigheternas satsningar på sociala medier. Trosa kommun har skapat en Facebooksida för en översiktsplan, Botkyrka använder e-dialog för en detaljplan, Eskilstuna har en Facebooksida för sin trafikplats och Malmö kommuns ”Malmöinitiativet” samt Avesta kommuns ”Medborgarbudget” möjliggör för medborgarna att ge förslag och synpunkter, vilka det sedan är fritt fram för alla att bedöma och rösta på.

Formkrav kan finnas för vissa ärenden och i sådant fall kan skriftliga handlingar fortfarande behövas och sociala medier anses inte som ta-emot-funktion. Information som kommer in måste dock tas om hand.

Johan Bålman, presenterar E-delegationens arbete med riktlinjer för myndigheternas användning av sociala medier. Riktlinjerna förväntas bli klara före årsskiftet. Olika riskbedömningar bör göras innan en myndighet kan börja använda sociala medier, t.ex. alternativ för lagval. Mycket viktig är också att klargöra ändamålen med denna typ av kommunikationskanal, inte minst pga personuppgiftslagens krav.

Förhållandet mellan myndigheten och dess anställda måste regleras internt. Myndighetens information ska, t.ex. inte ske från ett privat konto i Facebook eller Twitter. Informationen som är sparad i olika forum kan anses falla under biblioteksregeln. Det rekommenderas att överföra allmänna handlingar som finns i dessa medier till ett eget medium (RA-FS 2009:2) också med tanke på en möjlig exit-strategi. Bålman skisserar en funktion, baserad på RSS, som löpande hämtar in och lägger ner informationen från de sociala medierna i ett e-arkiv. Twitter kräver ingen personuppgiftsansvarig enligt PUL, men däremot blogg och Facebook sida. Missbruksreglerna i PUL (§ 5a) får tillämpas, cookie bestämmelserna i lagen om elektronisk kommunikation måste dock beaktas. Enligt arkivlagen ska allmänna handlingar bevaras. Men gallring kan ske av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse i enlighet med Riksarkivets föreskrifter RA-FS 1997:6. Det förutsätter också att myndigheterna redovisar och fattar ett tillämpningsbeslut om vilka handlingar som är av tillfällig eller ringa betydelse i myndighetens verksamhet med hänsyn till bevarande-ändamålen.

Bålmans slutsatser är att när myndigheter använder sig av sociala media skall de tänka på att ha ett tydligt ändamål, klargöra vem som uttalar sig, tydlig information om myndigheten, skapa rutiner för allmänna handlingar, utesluta sekretessbelagda handlingar och tänka på kravet på uppsikt.

Efter lunchen, diskuterade Martin Brinnen, Yttrandefrihetskommittén (tidigare Datainspektionen), integritetsskyddet. En utmaning som han understryker är att tjänsterna förändras hela tiden vilket gör en juridisk bedömning mycket svår. Brinnen redogör för Datainspektionens informationsblad, som grundas på slutsatser från en granskning av hur en statlig myndighet (Arbetsmiljöverket), en kommun (Katrineholm) och ett företag (Gröna Lund) använder sociala medier. Informationsbladet omfattar en analys av organisationers behandling av personuppgifter och inte enskilda privatpersoners behandling. Datainspektionens information följer inte direkt ur lagen, men de bör beaktas för att inte strida mot lagen.

Användning av sociala medier kan medföra ett personuppgiftsansvar för ens egen och andras behandling av personuppgifter. Ändamålsbestämningen är mycket viktig i detta sammanhang. Man har ett ansvar, även om man kanske inte är medveten om att en PUL överträdelse har skett, vilket innebär en uppsiktsplikt över tjänsten eftersom personuppgiftsansvaret inträder redan fr.o.m. publiceringen av uppgifterna. (Andras twitterflöden är ett undantag då det inte är möjligt för andra att lägga ut information på ens egen sida.)

Eftersom Facebook typisk sett inte innehåller strukturerade personuppgifter kan myndigheterna tillämpa missbruksmodellen på sin egen Facebooksida. När fler och fler verktyg används som möjliggör en analys av personer/fans, kan dock en personuppgiftsanknyten behandling inte uteslutas i framtiden. Facebook som sådant skulle dock omfattas av hanteringsregeln, inte missbruksregeln om det vore ett svensk företag.

Datainspektionen har nyligen granskat JO:s praxisdatabas. JO tillämpar missbruksregeln på praxisdatabasen och anser det inte som kränkande att publicera anmälarens eller den anmäldes namn. Uppgifterna blev dock indexerade av Google. Datainspektionen delade JOs åsikt att tillämpa missbruksregeln men kom fram till att det måste göras en bedömning i varje enskilt fall om en publicering kan innebära en kränkning, vilket hade skett i ett fall. Brinnen lyfter fram vikten av att göra en proportionalitetsbedömning.

Cecilia Julin, Utrikesförvaltningen, presenterade UDs satsning på sociala medier, framför allt UDbloggen. Sociala medier är en av kommunikationskanalerna för UD. Speciellt yngre målgrupper kan nås bättre än genom traditionella kanalerna. Fördelen med bloggen och Twitter är att UD kan styra informationsspridningen och inte bara vänta på nyheterna att tar upp en fråga.

Bortsett från bloggen och Twitter har UD även en YouTube- och en Flickr-sida samt ett Deliciouskonto. Bloggen lanserades i augusti 2010 och i planeringen fick man inspiration från England där ”digital diplomacy” har använts ett tag. UD har även använt mobila applikationer för att öka spridning av reseinformation.

UDbloggen har ca 10 000 besökare varje månad. Det är en väldigt bra plattform dels för att nå ut med information om UDs arbete i Sverige, dels för att kommentera vad som händer i världen. Omvärldsbloggar görs av 10 tjänstepersoner på olika stationeringar i världen. Bloggande sker i så fall i tjänsten, dvs som tjänsteuppdrag. Man kommer även att ha en nobelblogg, där nobelpristagare följs av bloggande UD-tjänstemän som berättar om sitt uppdrag under nobelveckan.

Även om UD inte har en egen Facebook sida, har olika svenska ambassader använt Facebook för att kommunicera med medborgarna utomlands och informera om nyheter men också i samband med katastrofer.

Eftersom tonen blir mer informell i sociala medier blir det lättare för medborgarna att delta i dialogen. I början modererades kommentarerna, men inte längre eftersom det anses hindra en dialog. All information på bloggen arkiveras fortlöpande på egna system. Gallringstiden är 1 år för UDbloggen.

En fråga ställdes beträffande Carl Bildts bloggande. Kan han ha en privat blogg? Svaret är nej, en utrikesminister anses alltid vara i tjänst.

 

Paneldiskussion

Den avslutande paneldiskussion modereras av Nils Funcke, Yttrandefrihetskommittén. Han pekar på att användningen av sociala medier som kommunikationskanaler medför ett ansvar att också ta vara på synpunkterna från medborgarna.

Maria Abrahamsson (M) inleder med fördelarna av sociala medier för kommunikation. Hon berättade själv hur hon i och med att lägga ut länkar till sin egen blogg från Twitter, Facebook etc drar folk till sin egen blogg och därmed får bred spridning av det hon skriver. Att uppträda på flera arenor kan på liknande sätt öka myndigheternas informationsspridning. T.ex. skulle JK kunna gå ut på Twitter och informera att man har beslutat i ett ärende. Samtidigt finns det en risk att vissa bloggar med stor spridning styr åsikterna om ingen uttalar sig emot. Sociala medier är bara ramverket, det är vi som fyller de med innehåll. Detta leder till frågan vem som äger information. (Se också Abrahamssons blogg med kommentarer om konferensen.)

Helena Hallgarn, Virtual Intelligence VQ AB, visar exemplen på Facebook alumni-grupper för advokatbyråer och webbplatser (legalweek.com) som möjliggör betygsättning av enskilda rådgivare, och ställer frågan hur kommentarerna i dessa fall ska hanteras. Sociala medier är endast ett verktyg och fördelarna eller riskerna beror på vad de används till. Om sidorna med betygssättning indexeras av Google och av någon anledning hamnar högst i träfflistan vid en sökning, kan byråns rykte påverkas. Som kommunikationskanal är sociala medier ett mycket bra verktyg. När man också vill få kommentarer, måste man ha en strategi för att hantera dessa. Enskilda ärenden bör inte hanteras men däremot att bjuda in till kommunikation runt exempelvis förbättringar av sina tjänster anser Hallgarn kan vara ett bra sätt att använda sociala media.

Mikael Kindbom, InfoTorg AB, nämnde några exempel där han tack vare kommentarer i sociala medier fått nys om nyheter som han kunnat använda i sitt arbete som redaktör. Sydsvenskans utrikesredaktör Kinga Sandén, fick t.ex. 2009 Stora Journalistpriset för sitt användande av Twitter i sittarbete. Kindbom önskar att myndigheter och speciellt domstolar skulle använda sociala medier i mycket större utsträckning, för att öka transparens och spridning av rättspraxis.

När det gäller hänvisning till elektroniska källor i rättspraxis noterar Kindbom en mycket traditionell inställning. Exempelvis har inget av ca 200 analyser i InfoTorg Juridik citerats i ett rättsfall, trots att de är av samma kvalitet som sådana som ges ut i tryck. Ett undantag är Stockholms tingsrätts hänvisning till Wikipedia i ett nyligen avgjort mål.

Henrik Nilsson, Bird & Bird, anser att ”more is better” och tycker att tillgänglighetsfrågan är mycket viktig. Som kanal för informationshämtning kan bloggar vara mycket relevanta. Han förstår dock att svenska advokatbyråer inte vill synas för mycket i sociala medier. Bird & Bird har själva ingen blogg, och han känner inte heller till någon annan byrå som har en levande sådan. Han tyckte att man bör ”skynda långsamt”. Han är positiv till användning runt generell information men inte individuell.

Mauro Zamboni, Juridiska institutionen, Stockholms universitet, redogjorde för två olika perspektiv när det gäller sociala medier och rättsinformation. Den första aspekten har att göra med frågan: vad är juridik? Juridik har inte ett speciellt språk utan är ett speciellt språk. Juridik betyder att vissa ord utrycks i ett visst medium. Sociala medier använder ett annat språk och översätter därmed det juridiska språket. Risken uppstår då att den enkla översättningen tappar sin kontext och inte är lika precis som den juridiska regel den bygger på. Om en medborgare får ett svar från en myndighet i ett socialt medium som skiljer sig från det faktiska rättsläget, kan denna information göras gällande i en domstol?

Den andra aspekten berör yttrandefriheten. Jurister har en begränsad yttrandefrihet. En rättschef hos en myndighet borde inte använda sin blogg för rättsutredningar eller ställningstaganden, då dessa inte utgör rättskällor. Beroende på typen av anställning hos myndigheten, får jurister använda sociala medier i ökande omfattning ju lägre position i hierarkin de har.

I diskussionen pekar Kindbom på hur tiderna förändrats vad gäller att sprida information. För 10 år sedan var det otänkbart för en domare att ställa sig och hålla en presskonferens efter ett domslut – men numera är det inte ovanligt. Varför inte göra sammaledes på sociala medier? Ett första steg skulle kunna vara att länka till pressmeddelanden från Facebook. För övrigt borde fler pressmeddelanden om domar produceras. Domstolsverket lägger ut ca 20 per år – medan de avkunnar 20 000 domar per år.

Men, invänder Funcke, mycket information ökar ju informationsbruset. Är inte det en risk? Nilsson svarade att det får man acceptera; det får lösas genom olika verktyg, som sökmotorer etc. Kanske kurser i att hantera sociala medier vore på sin plats, menar Zamboni. Och att åtminstone de som är ovana vid dessa medier hellre än att riskera fel kanske bör hålla sig till traditionella källor.

David Eriksson, åhörare, påpekar att vi måste förhålla oss till att sociala medier används – och att de i allt högre grad blir en del av totala media. Vilket passar som en lämplig prolog till Cecilia Magnusson Sjöbergs kommentar att nya generationer förändrar juristens yrkesroll.
 

Christine Kirchberger
Cecilia Magnusson Sjöberg
Lars Klasén
Marie Sahlsten
Efwa Westre Stövander

 

Talare Ämne Presentation (PDF)